Et si les collectivités passaient au zéro papier ?

Gaspillage de papier, Berlin (Maha-online/Flickr).

La paperasse... un classique dans le service public français ! Avec 427 500 tonnes de papier utilisées par an, notre administration apparaît comme le plus gros consommateur du secteur tertiaire. Or, pour obtenir une tonne de papier, il faut faire couler des centaines de milliers de litres d’eau et couper 2 à 3 tonnes de bois. Une déforestation responsable à elle seule de 25% des émissions mondiales de gaz à effet de serre. Et le problème n’est pas nouveau. Malheureusement, les solutions se révèlent parfois plus compliquées encore.

L’idée

L’une d’entre elles fait tout particulièrement débat depuis les années 1980 : la dématérialisation, qui procède au remplacement du support papier par un fichier informatique. C’est simple comme bonjour ! On remplace par exemple un formulaire papier par un formulaire en ligne... La télédéclaration relève ainsi de la dématérialisation.

Serions-nous donc en train de créer un monde sans papier ? « Ne tombons pas dans l’excès, modère Sylvain Angerand, chargé de campagne pour l’association française “Les amis de la Terre”. Le papier a bien sa place dans la société. » Et Gilles Berhault, président de l’Association communication et information pour le développement durable (Acidd), d’insister :

« Il ne faut pas oublier la notion de plaisir dans tout ça. Certaines lectures sont plus agréables sur papier. Mais le numérique peut tout simplement rendre de grands services dans la réduction de la consommation de papier. »

Et dans l’administration tout particulièrement.

Comment la mettre en pratique

C’est la Caisse des dépôts et consignations qui, en 1984, lance la danse de la dématérialisation avec la Bourse de Paris. Le protocole traditionnel de la criée pour négocier les ordres de vente et d’achat disparaît au profit d’un système informatisé, la fameuse CAC ou Cotisation assistée en continu.

Il faut ensuite attendre 2001 pour assister à la révolution de la télédéclaration de la TVA pour les professionnels. Gilles de Chezelles, spécialiste des NTIC et de la dématérialisation des échanges, à l’époque chef du projet auprès du ministère des Finances, témoigne :

« Avant 2001, les déclarations de TVA se faisaient chaque mois par courrier. 2 000 à 3 000 personnes étaient assignées à la seule ouverture des enveloppes ! Aujourd’hui, en quelques clics, vous pouvez déclarer puis payer votre dû. »

Merveilleux ! Sauf pour les 2 000 ou 3 000 salariés :

« L’expérience fut effectivement traumatisante pour eux. Il a fallu les reclasser, les guider, les former. Une telle démarche ne peut évidemment pas se passer d’une importante opération de conduite du changement. »

Et Jean-Baptiste Pierre l’a bien compris. En 2008, l’homme pilote la dématérialisation de la communication interne de la Communauté de communes de l’Autunois, dont il est vice-président. Une initiative bourguignonne rendue possible par l’installation d’un serveur équipé d’une suite de logiciels (libres !) alimentant un réseau intranet/internet auquel sont connectées les 22 mairies et 31 écoles de l’agglomération.

Désormais, courriers, agendas et annuaires sont accessibles en ligne. Plus aucune feuille de papier, ou presque, ne circule avant, pendant ou après les conseils communautaires. Des convocations aux comptes-rendus, en passant par les documents consultés, tout passe par un intranet. L’opération annonce des résultats spectaculaires : une diminution de 80% de la consommation de papier. Les économies d’argent n’ont pas encore été chiffrées mais la collectivité table sur une diminution des frais de fournitures et d’affranchissement de l’ordre de 30% et espère ainsi amortir les 16 000€ investis dans le projet d’ici deux à trois ans.

Si, au départ, la dématérialisation a suscité quelques craintes au sein du personnel technique, ils sont désormais 140 fonctionnaires à se connecter quotidiennement au serveur. Jean-Baptiste Pierre explique :

« Certains de nos élus sont des personnes âgées, peu ou pas équipés d’ordinateurs et l’on ne peut obliger personne à s’y mettre. Ils continuent donc à recevoir leur convocation et autres documents par la poste, mais c’est une minorité. »

Demain sans papier

Et bien, pourquoi ne pas tous s’y mettre ? Pourquoi ne pas inciter les collectivités à atteindre le zéro papier, non seulement dans leur communication interne mais également dans les relations avec les administrés ? Pour Sylvain Angerand, les collectivités sont justement là pour montrer l’exemple en adoptant des pratiques durables et responsables. Un seul obstacle demeure cependant, selon Jean-Baptiste Pierre : « les réticences de certains. »

On en revient donc à cette fameuse conduite du changement. Analyse de Gilles de Chezelles :

« Dans un pays comme le nôtre, très hiérarchisé, ce type de démarche paraît difficile à installer. Un management global, impliquant tous les employés, est nécessaire mais souvent long et déstabilisant pour des gens qui, depuis parfois trente ou quarante ans, travaillent de la même façon. »

Un obstacle à relativiser au regard de l’arrivée sur le marché du travail de générations totalement converties au numérique. Alors, cette fois-ci, allons-y, tous à nos ordinateurs ! Oui mais non...

Un milliard de PC dans le monde en 2008. Le double en 2015. Une pollution incommensurable ! Les fabriquer, les alimenter et les distribuer demande une quantité d’électricité délirante. La quantité de déchets qu’ils génèrent fait frémir la moindre âme sensible. Et tout cela n’est rien en comparaison de la consommation électrique des millions de serveurs qui nous permettent chaque jour de faire nos recherches Internet, nos échanges de photos, nos jeux en ligne, nos transactions, etc. Une facture électrique qui s’élèverait à plus de 5 milliards d’euros par an, selon Jonathan Koomey, chercheur au Lawrence Berkeley National Laboratory...

Alors ? Faut-il dire non au progrès ? Certainement pas pour Gilles Berhault :

« On est bel et bien dans un monde numérique, il ne s’agit donc plus de savoir si c’est bien ou pas bien. Il s’agit maintenant de réduire au maximum l’empreinte écologique de ces nouvelles technologies et même, de les mettre au service de l’humanité et du développement durable. »

C’est donc au tour des grands groupes industriels de passer aux actes pour pouvoir offrir aux citoyens des ordinateurs basse consommation, alimentés par des serveurs eux aussi optimisés. Réunis, depuis deux ans, au sein de la Climate Savers Computing Initiative et encadrés par le WWF, ils semblent commencer à réfléchir sérieusement à leur part de responsabilité. Est-ce suffisant ? Peut-être pas... Mais les premiers appareils écoconçus font peu à peu leur apparition et c’est une bonne nouvelle.

Ce que je peux faire

Alors soyons confiants, affirme Gilles Berhault :

« Beaucoup de travail reste à faire mais nous y venons. Chacun doit prendre conscience de sa responsabilité. En envoyant inutilement une pièce jointe de 10 mégaoctets, on participe à l’engorgement de la bande passante... Il faudrait donc que, tous, nous maîtrisions les outils de compression, par exemple. »

Sans oublier de n’imprimer que le strict nécessaire, de télédéclarer (9 millions de télédéclarants en 2009, soit 30% de plus qu’en 2008), de refuser les factures papier, etc.

Pour en savoir plus :
► La Dématérialisation des échanges - Gilles de Chezelles - éd. Hermes Science Publications - 2006.
► La Pollution high-tech - Les dossiers du Monde, juin 2007.

Photo : gaspillage de papier, Berlin (Maha-online/Flickr).