Au bureau, vous avez 12 minutes de temps de cerveau disponible
Une statue de la déesse Shiva au musée Guimet (Dalbera/Flickr)
Douze minutes, pas plus. Voilà le laps de temps pendant lequel les salariés français parviennent à se concentrer sur leur travail sans être interrompus, si l’on en croit une récente étude publiée par un cabinet spécialisé dans la gestion de projets.
Douze minutes, ça peut sembler bien long... Entouré d’écrans multiples, branché sur plusieurs interfaces, alerté par des messageries de tout genre, le travailleur moderne aurait du mal à s’investir dans des tâches demandant du temps et de l’attention :
« En moyenne, un collaborateur reçoit 34 courriels par jours. 15,5% des personnes interrogées déclarent même recevoir plus de 60 courriels quotidiens. En y ajoutant les SMS, chacun déclare recevoir en moyenne 40 messages par jour soit en moyenne un message toutes les douze minutes. »
Avant l’invention de l’ordinateur, les différentes machines de communication avaient déjà de quoi rendre fou. Du moins selon les Marx Brothers. (Voir la vidéo)
Eco89 a voulu en savoir plus sur ce que l’« homo bureautus » endurait en douze minutes de travail effectif, hors pause clopes.
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Quand Anne ne fait qu’une chose, elle se « disperse mentalement »
Quand Anne ne fait qu’une chose, elle se « disperse mentalement »
Anne, 29 ans, est éditrice jeunesse. Entre 11h10 et 11h22, elle a :
- imprimé les contrats qu’elle doit examiner avant de les envoyer aux auteurs
- demandé un conseil juridique sur l’un des contrats à une collègue
- lu deux textes courts destinés à des albums
- reçu une alerte mail qui ne lui signalait aucun nouveau message
Anne ne se sent pas « agressée » par sa messagerie ni son téléphone. Pour elle, la concentration n’a rien à voir avec le fait d’être interrompu ou pas :
« Je suis plus efficace quand je suis multi-tâches, car quand je ne fais qu’une seule chose, j’ai tendance à me disperser mentalement. »
Elle essaie quand même de se déconnecter quand elle doit lire des textes ou des épreuves :
« Je m’arrange pour ne faire que ça, et je lis pendant une demi-heure, parfois une heure. Je suis rarement dérangée par le téléphone, en général je communique plus par mail. »
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Douze minutes suffisent à Didier pour se faire une opinion sur un candidat
Didier, 46 ans, directeur général d’une société de recrutement, estime avoir « un vrai problème de concentration ». Il travaille avec six fenêtres différentes ouvertes sur son ordinateur. En douze minutes (17h17-17h29), il a :
- discuté avec un collègue en passant dans l’open-space
- fait une pause pipi
- regardé ses mails, et discuté sur un mail important qui venait d’arriver
- répondu à ce mail
Pour ce chef d’entreprise, la dispersion est un mode de fonctionnement, voire de vie :
« Je suis devenu hyperactif quand j’ai monté mon propre business. J’ai pris l’habitude de décomposer tout ce que je fais, car je jongle tout le temps avec différentes tâches : management, commercial, problèmes techniques, etc.
Je passe du coq à l’âne, c’est pénible pour ceux qui me côtoient. »
Passer du temps sur une question devenant un défi quasi-impossible à relever, Didier a pris une mesure radicale :
« Face à ce problème, je me suis dit qu’il fallait que je sois seul de temps en temps. Du coup, je me lève un matin sur deux à quatre heures, pour le travail de fond. »
Notons qu’au quotidien, douze minutes suffisent à Didier pour se faire une opinion sur un candidat :
« Notre méthodologie s’appuie sur des entretiens courts, qui dépassent rarement la demi-heure. En une dizaine de minutes, on statue sur le candidat dans 75% des cas. »
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Le problème d’Amandine, ce sont plutôt les collègues
Amandine, 32 ans, chargée de communication, se sent plus dérangée par ses collègues que par les outils technologiques sur lesquels elle est branchée. Et pourtant ils sont nombreux :
« Je travaille avec deux écrans, l’un avec ma messagerie toujours ouverte. J’utilise aussi une messagerie instantanée, très utile pour les contacts rapides à distance. Je réponds à mon téléphone fixe, mais aussi à mon portable.
J’ai par ailleurs un système d’alertes liées à mon agenda. Je suis ainsi prévenue de mes rendez-vous ou des coups de fils à ne pas oublier, soit par un bip, soit par un message qui s’affiche. Et parfois les deux. »
Voilà un aperçu de son travail, en douze minutes (11h12-11h24). Elle a :
- reçu quatre mails qu’elle n’a pas regardés
- répondu à cinq mails
- répondu une fois au téléphone
- été interrompue par sa chef qui est venue dans l’open-space parler à une collègue, malheureusement beaucoup trop fort !
- repris la relecture d’une synthèse de séminaire
- eu un échange sur messagerie instantanée avec un collègue
- répondu à la personne qui travaille en face d’elle
La recette de la concentration, pour Amandine, se situe dans la mise à distance vis-à-vis de ses collègues :
« Quand je dois lire un document important, j’écoute de la musique au casque et je demande éventuellement à ma collègue de répondre à mes appels.
Sinon je fais de plus en plus de télétravail, ça m’évite d’être interrompu par toutes les personnes qui font irruption dans le bureau, ce qui est devenu mon principal problème.
Comme nous sommes le seul open-space de l’étage, on fait un peu office de bureau des réclamations, on se lève pour ouvrir aux visiteurs, aux coursiers, etc. »
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Franck écrit à la main (avec un stylo et du papier)
Franck est à la tête d’un site d’offres d’emploi. Il travaille avec un ordinateur et trois téléphones. Il est prévenu de chacun de ses mails par une alerte qui s’affiche sur son écran. Douze minutes (12h00-12h12) lui ont été nécessaires pour :
- lire 5 ou 6 mails
- envoyer 2 mails
- recevoir 3 coups de fils
- valider 3 offres d’emplois pour son site
Franck fait figure d’exception, il arrive à se passer de son ordinateur pour écrire :
« Si je garde mon ordinateur ouvert, je n’arrive pas à me concentrer. Je l’éteins et j’écris à la main les textes qui remplissent certaines pages du site. Si je laisse ma messagerie e-mail me déranger, je n’y arrive pas. »
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informaticien
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Sur le fond, c’est un gigantesque problème de productivité et de qualité du travail !
Normalement, sur tout travail nécessitant un peu de créativité ou de qualité, il est désirable que les salariés soient le plus possible en mode « flow » [cf. Lien(psychology)]. C’est dans ce mode qu’il est possible de trouver des solutions innovantes, de déduire des règles au lieu de réinventer dix fois la même chose, d’apprendre...
Le problème, c’est qu’avec des tranches de travail de moins de 12 minutes, les chances de basculer dans ce mode sont quasiment nulles. Pire, avec des délais aussi court, le sens critique et l’innovation sont quasiment abolis...
Ce qui est amusant, c’est que le management français, à commencer par la tête de l’Etat, favorise de plus en plus le multitâche à outrance au moment où les entreprises les plus innovantes aux USA font machine arrière :
- le principe des 20% (20% de temps de travail consacré à des projets libres) est utilisé par pas mal d’entreprises innovantes, depuis des mastodontes comme Google jusqu’à des PME comme Altassian.
- les approches agiles de l’organisation du travail favorisent de plus en plus la focalisation
- des méthodes comme Pomodoro cherchent à restituer l’unité de temps dans le travail
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